A. Onze samenwerkingsfilosofie: co-creatie implementatie
Hi team STATE!
Naar aanleiding van onze uitgebreide en constructieve gesprekken, zijn wij verheugd om de volgende stap te zetten. Ons gezamenlijke doel is een succesvolle en prettige implementatie van Odoo voor jullie entiteiten in Curaçao en Nederland.
Wij geloven in het bundelen van onze kennis en expertise om een prettige werksituatie en een duurzaam succes te realiseren. Onze aanpak voor STATE is een co-creatie implementatie strategie, waarbij we vanaf het begin gezamenlijk en hands-on aan de inrichting werken in implementatie sessies (workshops). Hierbij wordt een teamlid van STATE (projectleider) gekoppeld aan een consultant van MMD.
Dit verzekert een solide basis van duidelijke afspraken, voorkomt verrassingen en stelt de koers voor het verdere traject vast door continue, gezamenlijke oplevering.
Wij zijn enthousiast om samen met jullie dit prachtige project te gaan doen!
Met vriendelijke groet,
Team Makemyday.biz
B. Implementatie strategie & plan (co-creatie)
Wij starten de implementatie met de planning en basisinstallatie van de apps door Makemyday.biz. Hierna neemt STATE de diepgaande inrichting op zich met begeleiding van MMD waar nodig. We werken in gezamenlijke sessies (workshops) om de configuratie te valideren en kennis over te dragen voor elke app, te beginnen met de algemene instellingen en boekhouding.
De implementatie omvat in totaal 9 entiteiten: 4 werkmaatschappijen die alle apps zullen gebruiken, en 5 entiteiten die zich zullen beperken tot het gebruik van de boekhouding app.
Tijdens deze sessies werken we gezamenlijk in een test-omgeving (duplicaat van de live omgeving) om de inrichting direct te realiseren op basis van het vooraf aangeleverde wensen- en eisenpakket. Dit proces wordt voor elke gekozen app iteratief doorlopen.
1. Odoo licenties
Licenties en afspraken hierover zullen rechtstreeks met Odoo worden gecommuniceerd en beheerd. Wij assisteren hierbij door de licentiebehoefte te bepalen en de communicatie op te starten.
2. Proces & oplevering per app: de co-creatie cyclus
De implementatie volgt een gestructureerde aanpak waarin Makemyday.biz en STATE gezamenlijk werken. De workshops dienen ter validatie, kennisoverdracht en het gezamenlijk besluiten over de configuratie nadat de initiële inrichting is voltooid. Het doel is directe inrichting, kennisoverdracht en gezamenlijk eigenaarschap van de configuratie.
De cyclus bestaat uit de volgende stappen en wordt visueel weergegeven in de workflow hieronder:
- Planning & installatie fase: Makemyday.biz definieert minimale vereisten, installeert en richt de basis van de module(s) in de staging omgeving in.
- Inrichtingsfase staging: STATE voert de diepgaande inrichting van de module(s) uit met tussentijdse begeleiding vanuit Makemyday.biz.
- Additionele vereisten: workshop en additionele vereisten, inrichting van de extra vereisten en wensen door STATE met begeleiding Makemyday.biz.
- Test cycle: volledig doortesten van de module(s) in de staging omgeving.
- Release live: inrichting volledige module(s) in de live omgeving & ingebruikname module(s). De Live Release vindt plaats nadat de Test Cycle met succes is afgerond.
3. Gefaseerde implementatie: overzicht apps
De inrichting van de apps verloopt iteratief volgens de co-creatie cyclus. Na de oplevering van elke app (of set gekoppelde apps) bepalen we in gezamenlijk overleg de prioriteiten voor de volgende fase. Het is mogelijk om in parallel aan meerdere, onderling gerelateerde apps te werken indien dit de snelheid en efficiëntie ten goede komt.
De apps die in de scope zijn opgenomen voor implementatie zijn:
- Algemene inrichting (basisconfiguratie)
- Boekhouding (financiële basis)
- Sales
- Projecten
- Planning
- Inkoop
- Medewerkers
- Timesheets
- DocuSign
- CRM
Het is later ook mogelijk om alle andere apps van Odoo stap voor stap in te richten voor een volledige gebruik van de software licentie, te denken valt aan klantenportaal, onkosten, werving & selectie en wagenparkbeheer.
Externe resources & team effort (gezamenlijk eigenaarschap)
De implementatie is een team effort waarbij we tijdens de gezamenlijke workshops alle experts op hun vlak samenbrengen om te komen tot een fantastische en prettige implementatie. Centraal staat het gezamenlijk besluiten over de taakverdeling per inrichtingsstap:
- Makemyday.biz: uitleg van de aanbevolen werkwijzen, inrichten van complexe functionaliteiten en begeleiden van de sessies.
- STATE team: inrichten van data (inlezen van stamgegevens), configureren van eenvoudige instellingen, en validatie van de inrichting.
- Developer: briefing en aansturing voor maatwerk of noodzakelijke externe koppelingen.
Eventuele externe koppelingen of apps die noodzakelijk zijn, worden afzonderlijk gebudgeteerd, geoffereerd en gefactureerd per situatie. De keuze voor externe resources (developers) wordt altijd in gezamenlijk overleg met het STATE team gemaakt (aangeleverd vanuit STATE of Makemyday.biz).
C. Financiële afspraken: implementatiepakket (200 uur)
STATE neemt een implementatiepakket van 200 uren af, met een gereduceerd uurtarief dankzij de vaste korting van 20% op het standaard uurtarief ($115.00/uur). Dit gereduceerde tarief ($92.00/uur) geldt zolang de implementatiefase loopt.
| Beschrijving | Uren | Tarief | Bedrag (USD) |
|---|---|---|---|
| Totale waarde (200 uren @ $115.00 / hr) | 200 | $115.00 / hr | $23,000.00 |
| Toegepaste korting (20%) | -$23.00 / hr | -$4,600.00 | |
| Prijs implementatiepakket (200 uren) | $18,400.00 | ||
Tarieven zijn exclusief wettelijk verplichte belastingen zoals omzetbelasting (OB), en aanvullende kosten zoals reis en verblijfskosten, print-, transport-, verpakking-, en onderhoudskosten.
Transparantie & voortgang
Alle uren en project taken kunnen direct worden gevolgd in het klanten portaal van Makemyday.biz, waar we bij de kick-off toegang toe verlenen.
Facturatie plan (gefaseerde betaling)
De totale investering in het implementatiepakket van $18,400.00 wordt in zeven termijnen gefactureerd, zoals hieronder gespecificeerd:
| Termijn | Datum | Percentage | Bedrag (USD) |
|---|---|---|---|
| 1e termijn (aanvang project) | December 2025 | 20% | $3,680.00 |
| 2e termijn | Januari 2026 | 15% | $2,760.00 |
| 3e termijn | Februari 2026 | 15% | $2,760.00 |
| 4e termijn | Maart 2026 | 15% | $2,760.00 |
| 5e termijn | April 2026 | 15% | $2,760.00 |
| 6e termijn | Mei 2026 | 10% | $1,840.00 |
| 7e termijn | Juni 2026 | 10% | $1,840.00 |
| Totaal | 100% | $18,400.00 | |
Urengebruik & externe kosten
Dit implementatiepakket van 200 uren is uitsluitend gereserveerd voor de inzet van Makemyday.biz consultants. Alle gebruikte uren worden continu bijgehouden in het klantenportaal en kunnen altijd worden ingezien. Zodra deze 200 uren verbruikt zijn—ongeacht of de overeengekomen termijnen zijn voltooid—zal na overleg een nieuw urenpakket met bijbehorende nieuwe betaaltermijnen worden geïnitieerd.
Let op: Eventuele externe resources (zoals externe developers of consultancy) of de aanschaf van bestaande koppelingen/externe ontwikkelingen vallen buiten dit urenpakket. Deze worden per geval gebudgetteerd, geoffereerd en apart gefactureerd.
D. Toekomstige support
Na afronding van de implementatie is er een langdurig partnerschap tussen MMD en STATE voor support en toekomstige uitbreidingen. Wij zijn enthousiast om jullie blijvend te ondersteunen. De onderstaande plannen dekken de operationele support en bieden een korting op het voltarief.
Support pakketten
Wij bevelen het pro care plan aan. Jullie kunnen ook kiezen voor het pay as you go-model tegen het voltarief ($115/uur).
Pro care plan
(Maandelijks plan)
$250 / maand
- 20% korting op het standaard uurtarief
- Prioriteitsreactie (gegarandeerd binnen 24u)
- Jaarlijkse Odoo versie-updates (standaard modules)
- Proactieve systeemmonitoring
- Tweejaarlijkse systeemreview
- Extra uren: $92.00 / hr
Pay as you go
(Voltarief)
$115 / uur
- Flexibele, pay-as-you-go support
- Best effort reactie (24-48 werkuren)
- Geen proactieve monitoring
- Geen tweejaarlijkse review
- Geen versie-updates inbegrepen
- Geen korting op uurtarief
Partnerschap & scope van care
De maandelijkse care plannen dekken dagelijkse operationele assistentie (9 AM - 5 PM werkdagen), probleemoplossing en functionaliteitsvragen over jullie bestaande setup. Aanvullende projectwerkzaamheden worden afzonderlijk gefactureerd.
Wat is inbegrepen (care plans):
- Oplossen van errors (troubleshooting)
- Vragen over functionaliteit
- Zorgen voor een soepele werking van het systeem
- Issues met beantwoording onder 1 uur
Wat is niet inbegrepen:
- Nieuwe module-implementaties
- Gebruikerstraining & nieuw materiaal
- Nieuwe datamigraties
- Maatwerkontwikkeling of studio aanpassingen
- Diepgaand strategisch advies
- Serveronderhoud & on-site support
Verzoeken om uitgesloten services of problemen die uitgebreide tijd vereisen (meer dan 1 uur) worden gefactureerd tegen het uurtarief van jullie plan.
E. Volgende stappen & verwachtingen
De volgende stap is de officiële goedkeuring van dit implementatiepakket van 200 uur. Na goedkeuring starten we direct met het inplannen van de workshops en de werkzaamheden, zodat we snel met de implementatie kunnen beginnen!
Projectteam
Het gezamenlijke projectteam is vastgesteld en bestaat uit:
- STATE: Sjoerd en Sonja.
- Makemyday.biz: Lina (lead consultant), met expertise-inzet van Michel (indien nodig).
Vereiste input van STATE voor start:
Om een succesvolle co-operatieve samenwerking te waarborgen, vragen we jullie om ons te helpen met de volgende input voor deze initiële fase:
- Participatie & beschikbaarheid: tijdige aanwezigheid en voldoende beschikbaarheid van jullie belangrijkste teamleden voor de workshops en de gehele projectduur.
- Technische toegang: leesrechten tot jullie huidige boekhoudingssysteem (indien van toepassing) voor de data-analyse, evenals de benodigde boekhoudingadministratie.
Wij kijken er naar uit om deze basis samen met jullie uit te bouwen.
We sturen de overeenkomst van opdracht en NDA ter ondertekening via de mail. We zien jullie reactie graag tegemoet zodat we de documentatie kunnen voorbereiden om te starten!
Met vriendelijke groet,
Team Makemyday.biz
Hartelijk dank!
De algemene voorwaarden van Makemyday.biz zijn van toepassing.
Bedankt voor de geboden kans en voor de tijd die jullie hebben genomen om deze offerte te lezen en te begrijpen. Als er nog vragen zijn horen wij het graag!